С 1 сентября 2026 года ключевые перевозочные и экспедиторские документы в России необходимо оформлять в электронном виде. Это касается не только перевозчиков и экспедиторов, но и грузоотправителей, грузополучателей и компаний, которые получают товары для собственных нужд. ЭТрН становится важной частью обязательного документооборота при коммерческих перевозках грузов.

Какие документы стали электронными

Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ закрепил обязательный электронный формат для ряда документов, используемых при грузоперевозках. Документы передаются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляют:

• Транспортную накладную при автомобильной перевозке.
• Заказ или заявку на перевозку груза автомобильным транспортом.
• Поручение экспедитору.
• Экспедиторскую расписку.
• Складскую расписку.
• Железнодорожную транспортную накладную.
• Грузовую накладную при воздушной перевозке.

Для отдельных ситуаций нормативными актами могут быть предусмотрены исключения, когда допускается бумажная форма. Поэтому перед конкретной перевозкой стоит проверить, подпадает ли она под установленное исключение.

Кого касается переход

Новые правила распространяются на всех участников логистической цепочки:

• Грузоотправителей — компании и предпринимателей, передающих товар к перевозке.
• Перевозчиков — организации и ИП, которые доставляют груз.
• Грузополучателей — компании, принимающие товар.
• Экспедиторов — лиц, организующих перевозку или оказывающих экспедиционные услуги.

Получатель груза также участвует в электронном обмене. Даже если он не заказывает транспортировку и не формирует накладную, ему необходимо подписать свою часть ЭТрН, подтвердив приемку товара. Иначе документ не пройдет весь цикл оформления, а перевозочный процесс может остановиться на этапе приемки.

Как работает электронная накладная

ЭТрН — это не единый файл, который оформляет только отправитель. Она состоит из электронных титулов: каждый участник перевозки формирует и подписывает свою часть документа на соответствующем этапе.

Обычная последовательность выглядит так:

1. Грузоотправитель создает электронную транспортную накладную и указывает сведения о грузе, сторонах перевозки, маршруте и условиях доставки.
2. Перевозчик подтверждает прием груза к перевозке.
3. Грузополучатель фиксирует приемку товара — с замечаниями либо без них.
4. Перевозчик отражает передачу груза и завершает оформление перевозки.

Электронные титулы подписываются электронной подписью. В зависимости от роли участника и способа работы могут использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись или подпись в приложении «Госключ». Если от имени организации документ подписывает сотрудник, необходимо заранее проверить полномочия подписанта и при необходимости оформить машиночитаемую доверенность.

После подписания оператор направляет данные в ГИС ЭПД. Система проверяет формат и корректность электронного обмена. Если титул заполнен с ошибками, он возвращается участнику на исправление через оператора.

Пример

Поставщик отправляет товар покупателю наемным транспортом. Поставщик формирует ЭТрН, перевозчик подписывает приемку груза, а покупатель после разгрузки подтверждает получение. Если у покупателя нет доступа к оператору ИС ЭПД, электронной подписи или полномочий у сотрудника на подписание, накладная не будет завершена вовремя. Это способно задержать закрытие поставки, взаиморасчеты и подтверждение расходов.

Чем рискует бизнес

Обязательный электронный формат не означает, что любую бумажную накладную автоматически признают недействительной. Однако использовать бумагу можно только в случаях, прямо предусмотренных законодательством. Игнорирование электронного документооборота создает операционные, договорные и налоговые риски.

Налоговый риск зависит не от самого факта отсутствия ЭТрН, а от совокупности обстоятельств: вида перевозки, наличия исключения, договоров, первичных документов, фактического движения товара и качества доказательств. Нельзя автоматически утверждать, что любая ошибка в ЭТрН лишает компанию расходов или вычета НДС. Но неполные либо противоречивые документы действительно могут стать поводом для дополнительных вопросов со стороны инспекции и спора о документальном подтверждении затрат.

Минтранс сообщал, что до 1 марта 2027 года инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением при предъявлении бумажных документов вместо электронных. Это не отменяет обязанность перехода на ЭПД с 1 сентября 2026 года и не освобождает бизнес от необходимости подготовить процессы.

Как подготовиться к работе с ЭТрН

Чтобы переход не привел к срывам поставок, подготовку лучше разделить на организационные и технические задачи:

• Определите, в каких перевозках компания выступает отправителем, получателем, перевозчиком или экспедитором.
• Проверьте, какие документы формируются в каждом сценарии: ЭТрН, заказ-заявка, экспедиторские документы, железнодорожная или авиационная накладная.
• Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД и настройте обмен с учетной системой или личным кабинетом.
• Получите и проверьте электронные подписи сотрудников, которые будут подписывать документы.
• Оформите машиночитаемые доверенности, если от имени организации действуют сотрудники, не являющиеся ее руководителем.
• Согласуйте с контрагентами готовность к электронному обмену: выбранного оператора, контакты ответственных лиц и порядок действий при ошибках.
• Обновите договоры, инструкции для склада и водителей, внутренние регламенты приемки и претензионной работы.
• Проведите тестовый обмен документами до первой обязательной перевозки.

Главная задача компании — не просто подключиться к сервису, а обеспечить непрерывную цепочку подписания документов всеми участниками перевозки. Если хотя бы один контрагент не готов к электронному формату, поставка и ее документальное закрытие могут быть задержаны.