1)    В каких случаях составляется бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка используется для того, чтобы зафиксировать расчет каких-либо сумм, за определение которых отвечает именно бухгалтер.

Это актуально, например, при ведении раздельного учета облагаемых и не облагаемых НДС операций. В этом случае в справке рассчитывается доля "облагаемой" и "необлагаемой" выручки, исходя из которой определяются суммы НДС, учитываемые в стоимости товаров (работ, услуг), и суммы, принимаемые к вычету.

В большинстве случаев, справка бухгалтера - это документ для описания бухгалтерских ошибок и обоснования их исправлений.  Это может быть внесение корректировок в бухгалтерский и налоговый учет,  вследствие выявленных ошибок  в настоящее время за прошедший период. Также бухгалтерскую справку можно составить для учет расходов в случае отсутствия оригиналов документов. (Примеры представлены в Приложении 1,2)

2)    Какую силу имеет бухгалтерская справка

В соответствии со ст.313 НК РФ бухгалтерская справка относится к первичному документу, который является подтверждением данных налогового учета.

Правильно оформленная бухгалтерская справка поможет решить конфликты с налоговой инспекцией и доказать свои права в суде. Об этом свидетельствует положительная судебная практика в пользу организаций: Постановление ФАС Московского округа от 15 декабря 2006 г. N КА-А40/11448-06;  Постановление ФАС Московского округа от 22 августа 2005 г. N КА-А40/7273-05; Постановление ФАС Московского округа от 5 марта 2003 г. N КА-А40/576-03.

3)    Обязательные реквизиты в бухгалтерской справки

Т.к. унифицированная форма бухгалтерской справки для коммерческих организаций  не разработана, каждая организация вправе самостоятельно разработать форму документа, но должны присутствовать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц. 

     4)Примерная форма Бухгалтерской справки

ООО "Альфа"                                                                                   "01" марта 2011 года

Бухгалтерская справка

Примечание:

________________________________________________________________________________

Ошибка выявлена _____________________2011 года.

 Исправления на счета бухгалтерского учета внесены ________________________ 2011 года.

Приложение 1: 

Пример. Составляем бухгалтерскую справку для внесения корректировок в бухгалтерский и налоговый учет

Условие

В апреле 2010 г. бухгалтер ООО "Деловой мир" выявил ошибку, допущенную в августе 2009 г. Он неверно отразил стоимость консультационных услуг, оказанных ООО "Аудит". Стоимость услуг, согласно договору от 01.08.2009 N 1-А и акту от 31.08.2009 N 1, составила 150 000 руб.

При этом в бухгалтерском и налоговом учете отражены оказанные услуги лишь в сумме 100 000 руб.

Ошибка была обнаружена 12.04.2010 при проведении сверки взаимных расчетов с ООО "Аудит".

Решение

На дату обнаружения ошибки (12.04.2010) нужно составить бухгалтерскую справку.

ООО "Деловой мир" 12 апреля 2010 г.

Бухгалтерская справка-расчет

31.08.2009 ООО "Аудит" по договору от 01.08.2009 N 1-А оказало консультационные услуги стоимостью 150 000 руб. (без НДС), что подтверждено актом об оказанных услугах от 31.08.2009 N 1.

В результате технической ошибки при отражении операции стоимость консультационных услуг, подлежащая включению в состав общехозяйственных расходов, была отражена в сумме 100 000 руб.

Искажение выявлено 12.04.2010 в результате сверки расчетов с ООО "Аудит".

Для исправления ошибки в бухгалтерском учете сделана такая запись.

Для целей налогообложения прибыли сумма 50 000 руб. включена в состав прочих расходов и отражена по строке 040 Приложения N 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль за II квартал 2010 г.

Главный бухгалтер ------- -------------------

Приложение 2:

Пример 2. Учет расходов без оригиналов документов

Условие

В собственности у ООО "Деловой мир" находится нежилое помещение. Договор с коммунальными службами от 01.01.2010 N 1 предусматривает ежемесячное внесение коммунальных платежей в размере 7800 руб., в том числе НДС - 1190 руб. Акты и счета-фактуры на коммунальные услуги приходят со значительным опозданием (в несколько месяцев).

Решение

Для признания в учете коммунальных платежей в тех месяцах, когда документы не пришли, бухгалтер составляет бухгалтерскую справку. Поскольку, как говорилось выше, учитывать расходы на основании только бухгалтерской справки рискованно, то для целей налогообложения прибыли в налоговом учете коммунальные платежи не признаются. Они будут включены в состав расходов в том периоде, когда будут получены оригиналы документов. Аналогичный подход действует и для получения вычета по НДС. То есть вы примете НДС к вычету в том периоде, когда будут получены оригиналы счетов-фактур.

ООО "Деловой мир" 31 мая 2010 г.

Бухгалтерская справка-расчет

Акт и счет-фактура по коммунальным услугам за май 2010 г. отсутствуют. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки на основании договора от 01.01.2010 N 1.

В налоговом учете стоимость коммунальных услуг не учитывается. НДС по коммунальным услугам будет принят к вычету при поступлении счетов-фактур.

Главный бухгалтер ------- -------------------

Налоговый консультант
ООО "Учет-Сервис"
Екатерина Игнашкина