Еще раз о компенсации за использования личного транспорта в служебных целях

Вопрос: Работник организации использует личный легковой автомобиль для служебных поездок. Приказом руководителя установлен размер компенсации за использование личного автомобиля в сумме 3000 руб. (в том числе 1200 руб. в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92), который также оговорен в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником.

Размер компенсации определен в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок, в нем учтено возмещение затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ).

Для получения компенсации работник представил в бухгалтерию заверенную копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок в путевых листах.

Следует ли облагать НДФЛ компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 1800 руб. (т.е. сверх норм, указанных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92)? 

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

ПИСЬМО
от 31 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-327 

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов ее работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов. 

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН

31.12.2010

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

ПИСЬМО
от 6 августа 2010 г. N 2538-19

<...>

 3. О порядке начисления страховых взносов на сумму компенсации за использование личного имущества работника (транспорта, мобильного телефона) в служебных целях

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Пунктом 2 части первой статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами всех видов установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подпункт "и").

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

<...>

Заместитель директора
департамента развития
социального страхования
и государственного обеспечения
Министерства здравоохранения
и социального развития РФ
Л.А.КОТОВА