Требование Минфина по документам, связанным с компенсацией за использование личного имущества

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника не облагается НДФЛ. Это правомерно, если имущество используется в интересах работодателя при выполнении сотрудником своих обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Минфин России в своем Письме от 20.04.2015 №03-04-06/22274 указал, что должны иметься документы:

• подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
• расчеты компенсаций;
• документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя;
• документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Такое же мнение было изложено Минфином России в Письме от 27.08.2013 №03-04-06/35076

Ссылки по теме:

• Компенсацию за использование личного автомобиля работника можно списать без путевых листов  26.12.2013
• Компенсация, не облагаемая страховыми взносами 18.10.2010

Вопрос: Об освобождении от НДФЛ сумм возмещения расходов работника, связанных с использованием его личного имущества в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 20 апреля 2015 г. N 03-04-06/22274

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ЧУДПО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов ее работника, связанных с использованием личного имущества, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
В.А.ПРОКАЕВ

20.04.2015