Компенсацию за использование личного автомобиля работника можно списать без путевых листов

Руководитель компании вправе самостоятельно установить, на основании каких подтверждающих документов, бухгалтерия будет списывать в расходы компенсацию за использование работником личного автомобиля на службе. К такому выводу пришли специалисты Минфина в письме от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664. То есть, чтобы списать такие расходы, не обязательно составлять путевые листы. Достаточно, чтобы директор издал приказ. Но списать компенсацию можно только в пределах нормативов. Дополнительные требования налоговики не вправе предъявлять к компании.

Вопрос: Для выполнения служебных обязанностей работники используют личные автомобили. Организация выплачивает им компенсацию, установленную приказом, а при расчете налога на прибыль включает выплаты в состав расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Вправе ли организация в обоснование данных расходов по налогу на прибыль оформить только приказ о выплате компенсации работникам или же необходимо оформлять путевые листы? 

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

ПИСЬМО
от 1 ноября 2013 г. N 03-03-06/1/46664 

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики, рассмотрев письмо по вопросу документального подтверждения расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для целей налогообложения прибыли организаций и бухгалтерского учета, сообщает следующее.

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно ст. 313 Кодекса налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В соответствии с указанным Федеральным законом, вступившим в силу 1 января 2013 г., каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом N 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Таким образом, система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Одновременно сообщаем, что Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329, осуществление Минфином России функции по разработке и утверждению унифицированных форм первичных учетных документов не предусмотрено. 

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Н.А.КОМОВА

01.11.2013