Испорченную первичку придется восстановить, даже если инспекторы ее проверяли

Если в компании произошла авария, и в результате были повреждены первичные документы, их придется восстановить. Даже если период, к которому относятся бумаги, ИФНС уже проверяла. К такому выводу пришли специалисты из Минфина в письме от 07.06.2013 г. № 03-02-07/1/21191.

Чиновники аргументировали свое мнение так. Первичные документы могут понадобиться налоговикам во время повторной выездной проверки или для того, чтобы получить информацию о контрагентах компании. Кроме того, в финансовом ведомстве напомнили: обеспечить сохранность первички – это обязанность компании.

Вопрос: В сентябре - декабре 2012 г. в организации проведена выездная налоговая проверка, в рамках которой проверены первичные документы за 2009, 2010 и 2011 гг. Доначисленные налоги и пени организация уплатила в полном объеме.

В январе 2013 г. в помещении, где хранилась архивная документация организации, произошел прорыв трубы радиатора и часть документов оказалась залитой кипятком. Авария обнаружилась не сразу, вследствие чего документы размокли и пользоваться ими стало невозможно, что было зафиксировано надлежаще оформленным актом.

Вправе ли организация не восстанавливать утраченные первичные документы за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки? 

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

ПИСЬМО
от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191 

В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение по вопросу об обязанности сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, и сообщается следующее.

В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 Кодекса налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 Кодекса) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 Кодекса).

При этом истребуемые документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 Кодекса, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Полагаем, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 Кодекса и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную ст. 126 Кодекса.

Одновременно сообщается, что согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В силу ч. 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. 

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН

07.06.2013