Налоговые новости

Главная \ Налоговые новости \ Документальное оформление командировочных расходов
« Назад

Документальное оформление командировочных расходов 08.02.2010 03:37

Вопрос: Какие документы подтверждают для целей исчисления налога на прибыль расходы на командировки по территории РФ? 

Ответ:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ 

ПИСЬМО

от 22 июня 2009 г. N 16-15/062978@ 

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

При этом на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Порядок направления работников в командировки определен в совместной Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Так, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения.

По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения или организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться соответствующим приказом.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет (ст. 313 НК РФ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты.

При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N N Т-9 и Т-9а;

- командировочное удостоверение - форма N Т-10.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Кроме того, на основании п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1).

Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Таким образом, расходы на командировки по территории РФ для целей налогообложения прибыли подтверждаются приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, а также другими документами, подтверждающими дополнительные расходы, произведенные во время командировки.

Основание: Письма Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60 и от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45. 

Заместитель
руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
А.Н.ЧУГУНОВА

22.06.2009