Оформление кадровых документов с удаленными работниками

Обзор Налоговых новостей для бухгалтера от Учет-Сервис

Выпуск №11 (202) от 3 Июля 2018 года

 

 

Новости
/разъяснения
Вопросы НДФЛ Архив
рассылки

Нужно ли восстановить НДС со списанной предоплаты поставщику

Отражение доплаты к среднему заработку, выплаченную после увольнения, в 6-НДФЛ

Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками

Сэкономить на налогах при выплатах тренерам и спикерам

Работодатели будут сообщать в ПФР о приеме работников в режиме онлайн

 

Исполнитель не отработал аванс: нужно ли восстановить НДС со списанной предоплаты?

Организация (заказчик) заключила договор на выполнение строительных работ и перечислила исполнителю предоплату. Однако он не выполнил работы и впоследствии был признан банкротом. В связи с этим организация-заказчик списала в расходы дебиторскую задолженность в виде уплаченного аванса. Должен ли заказчик восстановить сумму налога на добавленную стоимость, которая была принята к вычету при перечислении аванса? По мнению Минфина России, да, должен.

Разъяснения достаточно простые. Как известно, налогоплательщик, перечисливший предоплату в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) может принять к вычету сумму НДС, предъявленную продавцом (п. 12 ст. 171 НК РФ). При этом вычетам подлежат суммы налога по товарам (работам, услугам), которые используются для осуществления операций, облагаемых НДС (подп. 1 и 2 ст. 171 НК РФ).

В рассматриваемом случае работы не были выполнены. Поэтому, как полагают в Минфине, суммы НДС, принятые к вычету при перечислении авансового платежа, необходимо восстановить.

Документ: Письмо Минфина России от 05.06.18 № 03-07-11/38251)

Источник: www.buhonline.ru

 

Отражение доплаты к среднему заработку, выплаченную после увольнения в 6-НДФЛ

Вернувшись из командировки, работник уволился. После увольнения ему была начислена и выплачена годовая премия. В связи с этим организация пересчитала средний заработок, сохраняемый за сотрудником на время командировки, и произвела доплату. Как отразить этот доход в расчете 6-НДФЛ? Ответ на данный вопрос содержится в письме ФНС России от 08.06.18 № БС-4-11/11115@.

Авторы письма напоминают, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения НДФЛ. Соответственно, датой фактического получения дохода в виде среднего заработка за время командировки признается последний день месяца, за который работнику был начислен этот доход. В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения дохода в виде оплаты труда (в том числе, в виде доплаты среднего заработка) считается последний день работы, за который был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Например, работник находился в командировке с 11 по 12 января, а 15 января уволился. 12 марта ему был выплачен средний заработок за время пребывания в командировке, рассчитанный с учетом выплаченной в феврале годовой премии. Данная операция отражается в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал следующим образом:

  • по строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается 15.01.2018 (последний день работы сотрудника);
  • по строке 110 «Дата удержания налога» — 12.03.2018;
  • по строке 120 «Срок перечисления налога» — 13.03.2018;
  • по строкам 130 «Сумма фактически полученного дохода» и 140 «Сумма удержанного налога» — соответствующие суммовые показатели.

Документ: Письмо ФНС России от 08.06.18 № БС-4-11/11115@.

Источник: www.buhonline.ru

 

Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или ставить роспись об ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.д.

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

ТК РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,

  • можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
  • каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:

  • отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
  • работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если же трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

  • Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?
  • Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?
  • Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
  • После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
  • Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

  • направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
  • распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
  • распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
  • хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
  • работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).

Обратите внимание, в случае, если трудовой договор подписан с помощью электронной подписи работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением не позднее 3 календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Однако законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать подписанный собственноручно трудовой договор, ведь он уже подписал его с помощью УКЭП.

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

В зависимости от выбранного порядка документооборота с дистанционным работником можно:

Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Юлия Жижерина, консультант Русской Школы Управления по управлению персоналом, эксперт по трудовому праву

Источник: «Клерк». 

 

Налогообложение выплат тренерам и спикерам

Автор даёт рекомендации по законному снижению суммы страховых взносов при выплате тренерам и спикерам не только вознаграждения, но компенсации расходов по их проезду и проживанию.

Популярным бизнес-трендом последних лет стало проведение различных тренингов, семинаров и конференций. Такие мероприятия проводятся на самом разном уровне, начиная с тренингов внутри небольших фирм для 10-15 человек и, заканчивая такими грандиозными мероприятиями как форумы: Трансформация и Synergy Global Forum, аудитория которых насчитывает по несколько тысяч человек.

Если спикер или тренер является индивидуальным предпринимателем или работником организации, проводящей семинар или тренинг, то никаких проблем с оформлением взаимоотношений не возникнет. Тут главное быть готовым доказать ИФНС экономическую обоснованность таких расходов в целях налогообложения прибыли, так как именно это и требует от нас ст. 252 Налогового Кодекса РФ.

Но нередки ситуации, когда организация приглашает к себе конкретного специалиста, с которым заключают договор возмездного оказания услуг. Люди таких профессий знают себе цену и, как правило, просят оплатить себе наряду с вознаграждением (гонораром) стоимость проезда и проживания. Как составить договор со спикером так, чтобы максимально оптимизировать налоговые последствия?

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, начисляемые, в частности по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг (ст. 420 НК РФ). Таким образом, любые выплаты по договору об оказании услуг облагаются страховыми взносами.

Однако в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера в базу для исчисления страховых взносов не включаются. (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Но облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Выплаты, производимые спикеру, мы можем условно разделить выплаты на две части: вознаграждение и оплата проезда и проживания. И если с вознаграждением всё однозначно понятно, то вот относительно оплаты проезда и проживания есть два варианта действий:

  • исчислить со всей суммы страховые взносы, не сильно задумываясь над формулировками договора и спать спокойно или
  • составить договор таким образом, чтобы избежать исчисления страховых взносов со стоимости возмещения проезда и проживания и тоже спать спокойно, потому что всё в рамках действующего законодательства.

Итак, рассмотрим второй вариант.

Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица, за исключением сумм, указанных в ст. 422 Налогового кодекса.   Так вот, в подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ указано, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, … связанных, в частности, с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера.

То есть для того, чтобы не облагать страховыми взносами сумму расходов по договору должно быть выполнено три условия:

  • выплата носит компенсационный характер;
  • компенсационная выплата предусмотрена законодательством РФ;
  • взаимосвязь с выполнением работ, оказанием услуг по договору гражданско-правового характера.

Обратимся к Гражданскому кодексу РФ. Согласно ст. 783 ГК РФ к договору возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде и положения о бытовом подряде. А в соответствии с п. 2 ст. 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение. Таким образом, при установлении компенсации издержек спикера на проезд и проживание при заключении договора возмездного оказания услуг выполняются требования ст. 422 НК РФ:

  • оплата расходов на проезд и проживание носит компенсационный характер;
  • выплата установлена законодательством РФ (п. 2 ст. 709 ГК РФ);
  • расходы на проезд и проживание напрямую связаны с оказанием услуг по проведению тренинга, семинара.

Если перейти от теории к практике, то во избежание претензий налоговых органов рекомендуем чётко формулировать положения договора, например:

«2. Цена договора и порядок осуществления расчетов по Договору

2.1. Цена договора включает в себя причитающееся Исполнителю вознаграждение и компенсацию его издержек на проезд и проживание

2.2. Вознаграждение Исполнителя составляет 1000 рублей (одна тысяча рублей)

2.2. Компенсация издержек Исполнителя на проезд и проживание осуществляется на основании расходов на проезд/проживание, подтверждённых оригиналами первичных документов. Сумма компенсации расходов составляет 10 000 рублей.

2.3 Расходы Исполнителя в связи с оказанием услуг по настоящему договору учитываются на основании заявления Исполнителя (Приложение 2 к Договору) с приложением подтверждающих документов.

2.4. Оплата производится в следующем порядке : ……

2.5. По результатам оказания услуг Исполнителем Стороны подписывают Акт об оказанных услугах, подтверждающий оказание Исполнителем услуг Заказчику по договору (Приложение №1 к Договору).»

Такая детальная пропись договора позволит избежать исчисления страховых взносов со стоимости компенсации расходов на проезд и проживание спикера. Иными словами, базой для исчисления страховых взносов будет вознаграждение в размере 1000 руб.

Отражение в отчётности

Если организация осуществляет выплаты в пользу граждан, которые являются объектом обложения страховыми взносами, то однозначно их нужно будет отразить их в 2 отчётах:

  1. СЗВМ. Думаю, что здесь всё понятно. Отражаем данные о спикере в том отчетном периоде, в котором была оказана услуга
  2. РСВ.   При заполнении РСВ обязательно нужно помнить, что все выплаты по гражданско-правовым договорам об оказании услуг являются объектом обложения страховыми взносами, то есть они должны быть отражены по строкам:

Подраздел 1.1. Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование

Подраздел 1.2. Страховые взносы на обязательное медицинское страхование

Приложение 2 к разделу 1 Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай ВНС и в связи с материнством

строка

сумма

строка

сумма

строка

сумма

Стр.30 Сумма выплат и иных вознаграждения

11000

Стр.30 Сумма выплат и иных вознаграждения

11000

Стр.20 Сумма выплат и иных вознаграждения

11000

Стр.40 Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами

10000

Стр.40 Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами

10000

Стр.30 Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами

10000

Стр. 50 База для исчисления страховых взносов

1000

Стр. 50 База для исчисления страховых взносов

1000

Стр. 50 База для исчисления страховых взносов

0

Данная позиция также изложена в письме Минфина России от 21.08.2017 № 03-15-06/53442.

Налог на доходы физических лиц

При оплате вознаграждения спикерам и тренерам, а также при оплате расходов на проезд и проживание, организация, выполняя функции налогового агента, должна будет исчислить, удержать и уплатить НДФЛ. При этом оплата проезда и проживания трактуется налоговыми органами как получение дохода в натуральной форме. Согласно ст. 41 НК РФ доходом является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.   В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 Кодекса установлено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, оплата организацией за физических лиц, являющихся исполнителями по гражданско-правовым договорам, проезда и проживания в месте оказания услуг признается доходом налогоплательщиков, полученным в натуральной форме. Именно такая точка зрения озвучена в письме Минфина России от 02.02.2018 № 03-04-06/6138.

Следует отметить, что в случае если расходы на проезд и проживание в целях оказания услуг по договору гражданско-правового характера были понесены самим налогоплательщиком, то такой налогоплательщик имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов (п. 2 ст. 221 НК РФ).

Так что официальная позиция Минфина России на сегодняшний день заключается в том, что НДФЛ с сумм оплат проезда и проживания платить нужно.

Но с этой точкой зрения можно и поспорить. Только в это случае отстаивать свою позицию придется в суде. При этом следует помнить, то налоговые органы в своей деятельности учитывают судебную практику.

К полученным налогоплательщиком в натуральной форме доходам относятся оказанные в интересах физического лица услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Оплата же услуг физическому лицу, в том числе по проживанию в гостинице и проезду, в рассматриваемом случае производится в интересах организации, пригласившей спикера. Поэтому оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (письма ФНС России от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926).

Арбитражные суды поддерживают данный подход. Так, судьи ФАС Московского округа в постановлении от 26.03.2013 № А40-37553/12-20-186 поддержали позицию нижестоящих судов, которые пришли к выводу, что расходы на проезд и проживание гражданина, с которым был заключен договор гражданско-правового характера, являются затратами налогового агента, произведенными им в собственных интересах, и не являются доходом физического лица.

Самое главное, что Верховный Суд РФ в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015), указал, что получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается налогом, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.

Людмила Ганичева, аудитор, генеральный директор аудиторско-консалтинговой фирмы ООО «Стандарты Аудита»

Источник: www.klerk.ru

 

Работодатели будут сообщать в ПФР о приеме работников в режиме онлайн

Премьер-министр Дмитрий Медведев на заседании правительства объявил о поэтапном внедрении в России электронных трудовых книжек.

Введение электронной трудовой книжки интересно в первую очередь государству, поскольку речь уже идет о создании базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека. Хотя Медведев и говорил на заседании о том, что электронная книжка, в случае утери бумажной, упростит восстановление трудового стажа.  Однако бумажные трудовые пока отменять не будут, работодатели обязаны будут их вести по желанию работника.

Но это еще не все новшества, которые ожидают работодателей. С 1 января 2020 года работодатели начнут передавать данные о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд в режиме онлайн.  В течение следующего года будут решены все связанные с этим правовые и организационные вопросы.

Источник: www.klerk.ru

 

Прошлые выпуски:

Или смотрите архив >>>

ООО "Учет-Сервис"

Наш тел.: +7 (383)249 10 83,  255 96 58
Наш адрес: 630005, г.Новосибирск, ул.Крылова, 36 оф.112
www.учет-сервис.рф